구글 스프레드시트로 칸반보드 만들기: 단계별 가이드
구글 시트로 칸반보드를 만드는 이유
Trello나 Asana 같은 전문 칸반 툴이 더 빠르게 시작할 수 있지만, 구글 스프레드시트만의 장점이 있습니다. 데이터가 구글 드라이브에 남아 있어 팀이 이미 익숙한 환경에서 작업할 수 있고, 수식으로 현황을 집계하거나 피벗 테이블로 분석하는 것이 전문 툴보다 훨씬 자유롭습니다.
단점도 명확합니다. 드래그앤드롭으로 카드를 이동할 수 없고, 카드별 댓글이나 첨부파일 기능이 없습니다.
기본 구조 설정하기
가장 기본적인 구글 시트 칸반보드는 태스크당 한 행을 사용하고, 상태(Status) 열이 칸반의 수영 레인 역할을 합니다. 아래 컬럼 구성을 권장합니다.
- A열: 태스크명 — 업무 항목 요약
- B열: 상태 — 드롭다운: 할 일 / 진행 중 / 검토 중 / 완료
- C열: 담당자 — 이름 또는 이메일
- D열: 마감일 — 날짜 형식 (정렬 가능)
- E열: 우선순위 — 높음 / 보통 / 낮음
- F열: 메모 — 추가 맥락 자유 기입
1단계: 상태 열에 데이터 유효성 검사 추가
B2:B500 범위를 선택하고 데이터 → 데이터 유효성 검사로 이동합니다. "항목 목록"을 선택하고 할 일, 진행 중, 검토 중, 완료를 입력합니다. 이렇게 하면 상태 열이 드롭다운으로 변환되어 오탈자로 인한 필터 오류를 방지할 수 있습니다.
2단계: 조건부 서식으로 색상 구분
전체 데이터 범위(A2:F500)를 선택하고 서식 → 조건부 서식으로 이동합니다.
- 맞춤 수식:
=$B2="진행 중"→ 배경색 연파랑 - 맞춤 수식:
=$B2="검토 중"→ 배경색 연노랑 - 맞춤 수식:
=$B2="완료"→ 배경색 연초록, 텍스트 취소선 - 맞춤 수식:
=AND($D2<TODAY(),$B2<>"완료")→ 배경색 연빨강 (기한 초과)
3단계: 상태별 필터 뷰 만들기
데이터 → 필터 보기 → 새 필터 보기 만들기로 이동합니다. 이름을 "진행 중"으로 설정하고 B열에 "진행 중"만 표시하는 필터를 추가합니다. 팀원들이 각자 다른 뷰로 전환해도 다른 사람의 화면에 영향을 주지 않습니다.
4단계: 현황 요약 대시보드 추가
두 번째 시트 탭을 추가하고 상태별 태스크 수를 COUNTIF로 집계합니다.
=COUNTIF(태스크!B:B,"진행 중")이 값들을 기반으로 막대 차트를 추가하면 프로젝트 현황을 한눈에 확인할 수 있는 대시보드가 됩니다.
5단계: Apps Script로 알림 자동화 (선택)
담당자에게 상태 변경 시 이메일 알림을 보내고 싶다면 확장 프로그램 → Apps Script에서 onEdit 트리거를 활용합니다. B열이 "검토 중"으로 변경될 때 해당 행의 담당자에게 Gmail 알림을 발송하는 스크립트를 작성할 수 있습니다.
구글 시트 칸반보드의 한계
이 방식은 활성 태스크 50~100개, 팀원 5~8명 규모까지 잘 동작합니다. 그 이상이 되면 다음 문제가 발생합니다.
- 카드 이동이 셀 수정으로만 가능 (드래그앤드롭 없음)
- 카드별 댓글 스레드 없음
- 동시 편집 시 충돌 가능성
- 모바일에서 보드 형태로 보기 어려움
드래그앤드롭과 카드별 소통이 필요해졌다면 전문 칸반 툴로 이전할 시점입니다. 구글 워크스페이스를 계속 활용하고 싶다면 TaskGrid가 구글 시트 위에 시각적 칸반 보드를 제공하는 선택지입니다.